GUIDE PRATIQUE ASSURANCE
Télétravail : les obligations de l'employeur
Généralisé en cas de crise sanitaire, le télétravail nécessite de respecter un cadre légal strict. Les obligations de l’employeur en cas de télétravail obligatoire méritent d’être connues et anticipées afin d’éviter tout écueil. Le point avec FLOA Bank.
Obligation employeur télétravail : faire respecter le droit du travail commun
Souvent décidé dans la précipitation, suite à une crise de grande envergure, le télétravail obligatoire n’en demeure pas moins un mode d’organisation spécifique. Le fait pour un salarié d’exercer son activité en dehors des locaux de l’entreprise ne change rien, ni à son statut ni à ses droits.
Du côté de l’employeur, il est indispensable de bien s’informer pour définir et faire respecter le cadre légal du droit du travail. En effet, même s’il réalise ses missions à distance depuis son domicile ou un local de coworking, le salarié reste sous la responsabilité de l’entreprise. Son travail peut être régulièrement contrôlé, dans la limite de ses droits et libertés individuelles.
Deux situations doivent être distinguées :
- Il existe une charte ou un accord intégré dans la convention collective de l’entreprise concernant l’organisation effective du télétravail : ce document institue un cadre d’exercice précis qui doit être respecté, y compris en situation d’urgence.
- Aucun document officiel ne traite de la question du télétravail ponctuel ou permanent : l’accord entre le salarié et l’employeur doit être formalisé à l’occasion de la mise en place du télétravail.
L’entreprise doit continuer à garantir la protection et la sécurité de chaque collaborateur dans le cadre formel du télétravail. Elle doit notamment :
- s’assurer de la conformité des installations par le biais de l’expertise d’un professionnel indépendant ;
- faire respecter les horaires habituels de travail, incluant les temps de pause ;
- auditer si besoin le lieu de travail des salariés, et procéder à une mise aux normes en cas de risque potentiel ou avéré ;
- proposer aux télétravailleurs une assurance spécifique pour renforcer leur niveau de couverture ;
- organiser régulièrement des points téléphoniques.
Tout manquement à ces obligations peut entraîner des sanctions pénales, notamment en cas d’accident du travail ou de litige avec un salarié.
Obligation employeur télétravail : l'information sur les restrictions d'utilisation d'outils, logiciels et du matériel informatique
L’employeur a l’obligation d’« informer le salarié de toute restriction à l'usage d'équipements ou outils informatiques ou de services de communication électronique et des sanctions en cas de non-respect de telles restrictions ». Autrement dit, le dirigeant doit informer le salarié qu’il désire restreindre l’utilisation du matériel fourni à un usage strictement professionnel. Cette obligation d’information doit être formalisée par un courrier personnalisé à destination de chaque collaborateur concerné.
Ainsi averti, le salarié doit se conformer aux restrictions édictées au risque de commettre une faute pouvant justifier un licenciement.
L’employeur a la possibilité de contrôler de manière récurrente les activités de ses salariés en télétravail, de manière raisonnée et proportionnée. Attention, tout procédé visant à exercer une surveillance, même ponctuelle, doit être instauré dans le respect du règlement imposé par la RGPD. Cela signifie que les salariés doivent pouvoir accéder au traitement de leurs données personnelles, y compris durant leur activité professionnelle.
Un cas particulier concerne l’utilisation d'équipements personnels à des fins professionnelles. Cette pratique, désignée par l’acronyme anglophone BYOD (« Bring Your Own Device »), signifie que le salarié choisit d’utiliser ses propres outils informatiques (ordinateur, PC portable, tablette, smartphone) pour travailler.
Dans ce cas précis, il est possible de partitionner les usages privés et professionnels. En revanche, l’employeur ne peut pas interdire l’utilisation personnelle du matériel qui appartient à l’employé.
Une autre problématique concerne le niveau de sécurité des équipements personnels. L’entreprise doit s’assurer que les équipements respectent bien les exigences en matière de confidentialité des données. Elle doit notamment financer l’acquisition et l’installation de logiciels ou de réseaux sécurisés, visant à réduire le risque de divulgation des informations concernant ses clients et prospects.
Obligation employeur télétravail : la convocation du salarié à un entretien annuel
L’organisation d’un entretien annuel pour chaque collaborateur n’est pas suspendue en cas de télétravail. L’employeur doit mettre en place cet entretien destiné à évoquer les missions du salarié, sa charge de travail quotidienne, son évolution au sein de la société, sa rémunération et ses éventuels points d’amélioration. L’entretien doit normalement se dérouler dans les locaux de l’entreprise ou tout lieu intermédiaire (bureaux annexes, lieu public). Le salarié peut être accompagné du délégué du personnel agissant en qualité de témoin, s’il le désire. En cas de manquement, l’employeur risque une pénalité financière.
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